InQ.IFBA Portal da Inovação & Qualidade
por Arthur Campos, Estêvão Viana, Igor Henrique Lima e Lázaro Caires
Conforme as tecnologias vão evoluindo, a necessidade pelas facilidades do mundo virtual cresce. Em um órgão público de cunho jurídico, não é diferente; a demanda por procedimentos processuais mais rápidos tem aumentado. Antes era necessário buscar por processos físicos em armários separados por pilhas em diversas localizações. Entretanto, o Tribunal Regional Federal da 1ª Região (TRF1) instituiu com a PORTARIA PRESI – 8052566 que, com a chegada do Processo Judicial eletrônico (PJe), todo o processo originado a partir de 2020 deveria ser digital e todo processo físico que ainda estivesse em tramitação deveria ser digitalizado e migrado para o novo sistema.
Com tantos processos físicos é necessário que seja feita uma organização eficaz para que eles sejam migrados para uma unidade de armazenamento na nuvem, com o mínimo de erros possível para evitar atrasos ou reclamações posteriores. Assim, foi realizada uma organização usando a folha de verificação, para que as migrações ocorressem com a maior qualidade possível. A folha de verificação é a mais simples das ferramentas de qualidade e pode ser usada na maioria das situações. A facilidade de compreensão é um requisito importante na construção de uma tabela que será usada por outros indivíduos, pois evita confusão e desentendimento no compartilhamento das informações. Outro requisito é evitar tarefas repetidas e etapas desnecessárias, além de garantir que as etapas sejam suficientes para a demanda. Leia a seguir as etapas demonstradas na tabela abaixo:
Tabela representando as fases da migração
Fonte: Própria autoria
A digitalização, como o próprio diz, refere-se a digitalizar os processos com todos os volumes e mídias. A etapa de verificação possui subetapas a serem verificadas, como o tamanho do arquivo, resolução, ausência de folhas, nomenclatura e localização, pois envolve avaliar a qualidade do processo digitalizado e, por fim, direcionar o processo físico à sua localização. A organização serve para direcionar o arquivo do processo digitalizado para dentro de sua pasta no banco de dados da Justiça. Depois, o processo é ordenado para que seja migrado ao novo sistema. Por fim, faz-se a conferência no banco de dados e no PJe, para evitar ambiguidades.
Assim, atualmente, 100% do acervo físico encontra-se digitalizado e quase todo migrado para o novo sistema. As etapas foram seguidas na respectiva ordem e não houve choque entre as funções. A ferramenta de qualidade empregada, apesar de simples, foi capaz de acelerar a mudança da justiça para sua nova fase na internet.
Fonte: http://www.pje.jus.br/wiki/index.php/P%C3%A1gina_principal
